Sous la supervision du Directeur du Développement International, votre rôle est de l’assister afin d’optimiser la gestion de l’activité du département du Développement International d’Helexia. Il s’agit d’assurer le support administratif pour son personnel et de prendre part au développement du département. L’Assistant.e de Direction contribuera également au bon fonctionnement des bureaux de Bruxelles (coworking « Silversquare Triomphe »). Dans ce cadre vous serez également amené(e) à échanger avec les équipes opérationnelles, le service des Ressources Humaines et les autres assistants de l’équipe Helexia.
Assistant de direction Bruxelles
Vos responsabilités
Vos missions seront à 70% orientées sur l’Assistance de Direction, les Ressources Humaines et 30% sur l’Office Management.
Missions Assistance de Direction, Assistance Commerciale & Marketing :
- Production, diffusion et archivage d’informations générales et parfois confidentielles (courriers, comptes rendus, dossiers techniques, etc.).
- Gestion de certaines traductions dans le cadre du développement à l’international
- Prise de contact avec certains clients et fournisseurs
- Aide à la gestion du planning du Directeur et représentation de la Direction lorsque celle-ci en est empêchée
- Prise en charge possible du suivi de dossiers (suivi de relances clients, suivi de certains contrats, etc.) ou d’événements spécifiques (séminaires, salons, etc.)
- Relecture ponctuelle d’offres commerciales
- Animation Linkedin en lien avec l’équipe commerciale
- Lecture possible de la presse internationale (abonnements en cours à The Economist, Trends-Tendances, etc.) pour appuyer le regard du Département sur sa stratégie de développement
- Gestion ponctuelle d’organisation d’événements (salons, inaugurations, etc.)
- Aide à la gestion des interfaces avec les différentes entités promouvant le Développement (missions Business France, Bpifrance, etc.)
Missions RH :
- Logistique des formations et des déplacements (réservation transports, hôtels, plan d’accès…)
- Appui à l’intégration des nouveaux salariés : préparation des postes de travail, accueil et intégration, suivi du matériel informatique et téléphonie commandé par l’équipe IT/RH d’Helexia
- Aide à la gestion administrative du personnel
- Gestion des abonnements téléphoniques et transports en commun en lien avec l’équipe IT/RH d’Helexia
Missions Office management :
- Accueil des clients et fournisseurs en lien avec Silversquare
- Gestion des salles de réunion en lien avec Silversquare
- Gestion des courriers entrants/sortants, affranchissements
- Coordination/diffusion des informations internes et externes, liées au fonctionnement de la structure
- Gestion des fournitures administratives : achats, gestion des stocks
- Gestion des problèmes techniques (imprimante, réseau, téléphonie, appareils)
- Gestion et tenue des locaux
Vous travaillez dans un projet stratégique et entrepreneurial dans un secteur d’activité en pleine évolution.
Expérience
3 ans d’expérience sur un poste similaire
Votre profil
- Motivé(e), structuré(e), curieux(se) et rigoureux(se)
- Vous avez d’excellentes capacités rédactionnelles
- Vous faites preuve de réactivité et d’un sens aigu de l’organisation
- Vous maîtrisez le pack office (word, excel, power point)
- Vous êtes en capacité d’échanger en anglais
- Polyvalent(e) et doté(e) d’un excellent relationnel, vous aimez travaillez en équipe et vous savez vous adapter à vos interlocuteurs.
- Vous êtes convaincu(e) que les énergies renouvelables ont un rôle majeur à jouer dans l’avenir et souhaitez être acteur de ce changement, vous avez envie de vous investir dans une structure en plein développement, porteuse d’un projet ambitieux et passionnant.
Les Savoirs faire attendus
- Personne avenante et altruiste
- Gestion multi-tâches
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
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